Menilai kinerja karyawan merupakan salah satu bentuk pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Tentu saja, organisasi yang kita kelola haruslah selalu berkembang.
Lalu bagaimana kita mengukur organisasi kita selalu berkembang? Ya caranya dengan menilai kinerja karyawan.
Semakin baik kinerja karyawan, maka organisasi dapat dipastikan berkembang dengan baik.
DAFTAR ISI
Apa itu Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan adalah suatu cara dalam melakukan evaluasi terhadap kerja para pegawai dengan alat ukur tertentu secara objektif.
Menilai kinerja karyawan merupakan aktivitas yang secara formal dilakukan oleh departemen personalia (atau biasa kita dengar sebagai HR alias Human Resources)
Memangnya bisa dilakukan secara informal?
Jawabannya bisa, biasanya yang melakukan adalah seorang supervisor. Mereka menilai kinerja karyawan namun nggak begitu terstruktur alias sistematis.
Sulitkah menilai kinerja karyawan?
Menilai kinerja karyawan dapat dibilang susah-susah-gampang. Karena, akan sulit menemukan alat ukur yang tepat, namun ketika sudah menemukan, akan sangat berguna bagi organisasi bahkan karyawan tersebut.
Tujuan Penilaian Kinerja Karyawan
Nah, kenapa sih kamu harus menilai kinerja karyawan?
Secara umum, tujuan penilaian kinerja karyawan dibagi dua:
Evaluasi Terhadap Tujuan Organisasi
Tujuan ini untuk mengevaluasi apakah kinerja karyawan sudah sesuai dengan tujuan organisasi atau tidak. Hal ini mencakup:
- Feedback, agar mengetahui sampai dimana pekerjaan tersebut
- Penghentian hubungan kerja, dengan adanya penilaian kinerja, manajer personalia akan bisa menentukan karyawan tersebut berhak diberhentikan atau tidak.
- Pemberian upah ataupun bonus, manajer personalia akan lebih mudah menentukan besaran upah ataupun bonus berdasarkan kinerja karyawan tersebut.
Pengembangan Tujuan Organisasi
- Pelatihan dan bimbingan kerja, agar manajemen personalia lebih mudah menentukan karyawan mana yang perlu pelatihan dan bimbingan berdasarkan kinerjanya.
- Memotivasi kinerja
- Memperkuat hubungan bawahan dan atasan
- Mendiagnosis problem individu dan organisasi
Proses Penilaian Kinerja
Terus gimana sih prosedur penilaian kinerja karyawan?
Ada beberapa jenis prosedur dari penilaian kinerja. Saya menggunakan dari Mondy, nah begini nih proses kerjanya
- Mengidentifikasi Tujuan Peniliaian secara Spesifik
Pertama, kamu harus menentukan tujuan penilaian. Untuk tujuan organisasi atau untuk pengembangan organisasi? Sudah saya bahas diatas.
- Menetapkan kriteria-kriteria kinerja dan mengkomunikasikan kepada karyawan
Nah, pada tahap ini kamu harus memilih salah satu metode yang bisa digunakan. Metode-metode tersebut bisa kamu lihat pada pembahasan selanjutnya.
Setelah menetapkan metode dan kriteria kinerja, kamu harus memberitahukan kepada karyawan.
Tentang metode penilaian kinerja yang digunakan, lalu kriteria-kriteria dan bobotnya.
Hal ini agar ada keterbukaan antara perusahaan dan karyawan, dengan begitu karyawan akan nyaman dan dapat memacu motivasi kerjanya.
- Memeriksa pekerjaan yang dikerjakan
Kamu sebagai supervisor ataupun manajer, tidak serta merta memberi tahu kriteria dan meninggalkan karyawan begitu saja.
Pada pelaksanaan pekerjaan, karyawan tetap di monitor atau diperiksa pekerjaan yang dikerjakannya.
Hal ini juga menguntungkan bagi kedua belah pihak, karyawan bisa menghindari kesalahan yang tidak perlu dilakukan. Perusahaan juga tidak perlu menanggung kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan karyawan.
- Menilai Kinerja Karyawan
Langkah selanjutnya adalah memulai menilai kinerja dari karyawan. Pada akhir bulan, tiap kuartal, ataupun tiap tahun adalah waktu yang dinilai tepat untuk menilai kinerja karyawan.
Pada akhir bulan, supervisor ataupun manajer bisa menilai kinerja karyawan secara spesifik.
Misal pada kriteria apa dia kurang, dan akhirnya pada bulan berikutnya membaik. Untuk karyawan baru, bisa dilakukan secara penilaian secara perbulan.
Selain itu, pemberian bonus bulanan juga bisa berdasarkan data ini.
Pada tiap kuartal, kamu bisa memanfatkan data ini untuk melihat kinerja karyawan pada rentang waktu yang lebih luas. Data penilaian ini cocok untuk menilai karyawan layak mendapatkan naik pangkat atau tidak.
Pada tiap tahun biasanya dilakukan terhadap karyawan yang sudah lama berada di perusahaan tersebut, data ini juga cocok untuk menilai karyawan mendapatkan kenaikan pangkat atau tidak.
Cara Menilai Kinerja Karyawan
Terdapat kategorisasi alat ukur yang bisa kamu gunakan untuk menilai kinerja karyawan, seperti:
- Penilaian kinerja secara kualitas
- Penilaian kinerja secara kuantitas
- Penilaian kinerja secara efisiensi
- Penilaian kinerja dari perusahaan
Selain itu ada juga metode menilai kinerja karyawan menggunakan metode berorientasi masa lalu, seperti
- Metode grafik dengan rating
- Metode checklist
- Metode esai
- Metode pencatatan kritis
- Metode wawancara
Penilaian Kinerja secara Kualitas
Nah, penilaian ini diukur dari kualitas kinerja dari karyawan. Kamu bisa gunakan beberapa alat ukurnya berikut ini:
Management by Objectives
Apa itu management by objectives?
Management by objectives adalah sebuah sistem yang digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan merubah target organisasi menjadi lebih spesifik menjadi target individual.
Target ini dibuat berdasarkan kesepakatan manajer dengan karyawannya.
Karyawan selalu melaporkan progress-nya kepada manajer, setuap target yang tercapai akan diberikan poin.
Nah, dari poin tersebut akan dapat membuat target yang lebih mudah dicapai mana yang tidak, dan kinerja dari karyawan lebih dapat diukur berdasarkan data.
Subjective Appraisal by Manager
Nah, subjective appraisal ini adalah penilaian performa kerja yang berdasarkan aspek subjektif dari manajer.
Salah satu alat yang digunakan adalah 9-box grid. Alat ini digunakan untuk mengukur potensial sekaligus performa dari karyawan.
Product defects
Salah satu alat ukur kualitas produksi adalah dengan menghitung banyaknya produk yang defect atau cacat.
Pendekatan seperti ini sering dilakukan pada perusahaan manufaktur.
Jumlah Kesalahan
Ya sebenarnya ini sama dengan menghitung produk cacat. Perbedaanya ini tidak diterapkan di industri manufaktur. Biasanya, dipakai di industri seperti teknologi (programmer) dengan melihat dari berapa banyak error yang bisa bikin program gak jalan.
Net Promoter Score
Net Promoter score dilakukan oleh client atau customer dengan menilai kepuasaan mereka menggunakan angka 1-10. Kalau mendekati 10, maka akan lebih baik.
Biasanya, ini dilakukan untuk menilai garda terdepan perusahaan alias sales.
Kalau kamu perhatikan, kadang kamu diminta untuk mengisi tingkat kepuasan layanan? Nah itu lah yang disebut net promoter score.
Keunggulan dari net promoter score adalah sederhana dan mudah untuk dilakukan, sedangkan kelemahannya adalah tidak begitu umum untuk meminta konsumen mengisi feedback langsung kepada karyawannya.
360-degree Feedback
Kalau yang satu ini dengan menggunakan feedback/umpan balik dari berbagai macam pihak. Dari teman sejawat, bawahan, konsumen, dan manajer.
Oleh sebab itu dinamai 360 degree alias 360 derajat, karena memang feedback yang di dapat berasal dari berbagai sudut pandang.
Forced Ranking
Forced ranking digunakan dengan cara manajer membuat urutan karyawan yang menurut dia terbaik hingga terburuk. Nah, misal 10% terbawah akan terancam diganti atau dipecat dari perusahaan.
Menurut saya pribadi sih, cara ini terlalu kuno sih tapi ada saja yang menggunakan ini.
Penilaian Kinerja secara Kuantitas
Penilaian kinerja secara kuantitas adalah dengan mengukur kuantitas hasil pekerjaan dari karyawan. Seperti apa sajakah itu?
Jumlah Penjualan
Ya, ini paling mudah untuk diukur. Dengan melihat seberapa banyak penjualan yang terjadi dalam periode tertentu,
Jumlah Konsumen Potensial
Hal ini bisa diukur dengan cara melihat banyaknya konsumen potensial yang masuk. Ada beberapa hal yang menjadi ukuran, bisa berupa email masuk, berupa telepon yang masuk, berapa banyak kunjungan perusahaan yang masuk.
Waktu Handling
Waktu handling biasanya dapat diartikan sebagai seberapa lama waktu tunggu konsumen untuk bisa ngobrol dengan customer service. Saya agak kaget juga kalau ini bisa jadi alat ukur.
Semakin cepat, akan semakin baik. Tapi jangan lupa, ga cuma cepat diangkat, tapi masalahnya konsumen harus cepat diselesaikan juga.
Penilaian Kinerja berdasarkan Efisiensi
Well, dari tadi kita itu ngomongin tentang kualitatif sama kuantitatif kinerja karyawan. Ada kalanya ga relate alias ga berhubungan lho.
Saya kasih contoh nih:
Programmer A menulis 100 baris kode dalam waktu 2 jam
Programmer B menulis 50 baris kode dalam waktu 2 jam
Mana kira-kira yang lebih produktif?
Kalau dilihat dari sisi kuantitatif ya jelas Programmer A.
Tapi bener begitu?
Ternyata nggak juga, percuma banget kalo misalnya si Programmer A menulis 100 baris kode dalam waktu sama-sama 2 jam tapi ga ada kualitasnya.
Dalam artian, malah bikin banyak bug, kode-nya ga bisa dibaca, kode-nya bertele-tele.
Ga guna!
Terus yang baik gimana?
Nah, tentu saja harus ada balance antara kuantitas dan kualitas. Ya inilah yang disebut efisien.
Penilaian dari Level Organisasi
Alat ukur ini menggunakan berbagai rasio. Rasio-rasio ini bisa mengukur kinerja karyawan secara umum tidak spesifik kepada suatu individu.
Rasio Pendapatan per Karyawan
Rasio ini menggunakan fungsi berapa besar pendapatan dibagi dengan pekerja penuh atau full-time equivalent.
Rasio ini memang digunakan untuk mengukur performa perusahaan secara umum.
Jika karyawan terlalu banyak sedangkan pendapatan rendah, maka rasio akan rendah dan dianggap buruk.
Kebalikannya, jika pendapatan perusahaan tinggi sedangkan jumlah karyawan tetap tidak terlalu banyak. Maka, perusahaan tersebut dinilai baik.
Nah, ini contoh beberapa perusahaan yang menampilkan pendapatannya per karyawan.
Rasio Profit per Karyawan
Rasio ini mirip sekali dengan rasio pendapatan per karyawan. Namun, pendekatannya saja yang berbeda.
Jika tadi fokus kepada pendapatan, ini fokus kepada profit.
Kenapa profit? Dengan mengukurnya melalui profit, maka bisa diakui bahwa perusahaan tersebut layak dianggap sehat.
Human Capital ROI
Waduh, apa nih maksudnya? Saya memahami human capital ROI untuk mengukur pengetahuan, sosial, serta atribut personal. Kalau dirumuskan menjadi seperti ini
“Pendapatan perusahaan (dikurangi dengan biaya operasi dan kompensasi)
Dibagi dengan dengan jumlah kompensasi yang diberikan”
Pendekatan ini dipopulerkan oleh Jac Fitz-enz. Sayangnya, metric ini dinilai kurang akurat.
Tingkat Absensi
Tingkat absensi dari karyawan rendah akan menunjukkan bahwa mereka memiliki motivasi kerja yang tinggi.
Ya kalau motivasi kerja tinggi, tentu saja produktivitas dari karyawan akan lebih tinggi yang nanti akan berdampak kepada kinerja perusahaan.
Menurut Gallup, tingkat absensi yang rendah adalah dibawah 37%.
Jumlah Waktu Lembur per Karyawan
Cara mengukurnya dengan menghitung waktu lembur dibagi dengan jumlah karyawan.
Dengan begini bisa dilihat seberapa banyak jumlah karyawan yang dengan sukarela untuk lembur.
Jika banyak yang ingin melakukan lembur, artinya motivasi karyawan dinilai tinggi.
Penilaian Kinerja Berorientasi Masa Lalu
Skala Grafik dengan Rating
Metode ini dikenal sebagai metode rating. Sudah biasa digunakan oleh berbagai organisasi.
Kuncinya, ada pada spesifik atau karakteristik karyawan yang berkaitan dengan kinerja.
Kelemahan metode ini adalah perilaku yang dinilai tidak spesifik dan penilai cenderung memberikan nilai rata-rata.
Metode Checklist
Metode checklist dilakukan dengan cara memberi tanda centang pada uraian perilaku negatif maupun positif dari karyawan. Pada masing-masing uraian terdapat bobot nilai tergantung dari kepentingan perilaku tersebut.
Keunggulan dari metode ini, kamu bisa menghindari adanya kecenderungan pemberian nilai yang subjektif (biasanya sih karena murah hati)
Metode Esai
Metode ini menggunakan pertanyaan terbuka yang dibagi ke beberapa kategori. Seperti:
- Penilaian kinerja seluruh pekerjaan
- Kemungkinan pekerja dipromosikan
- Kinerja kerja karyawan saat ini
- Kekuatan dan kelemahan pegawai
- Kebutuhan tambahan training
Metode ini memerlukan kemampuan dan kreativitas supervisor atau atasan dalam mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban yang benar-benar mewakili kondisi karyawan.
Metode Pencatatan Kejadian Kritis
Metode ini menekankan catatan-catatan yang menggambarkan perilaku karyawan yang sangat baik atau sangat buruk. Contohnya seperti dibawah ini.
Hal positif dari metode ini adalah penggunaan catatan-catatan yang faktual untuk diskusi dan pengambilan keputusan.
Metode Wawancara
Metode wawancara digunakan untuk mencari secara mendalam tentang keadaan dan cara kerja karyawan. Ya walaupun memang nggak cuma itu, wawancara dapat bermanfaat untuk
- Memperbaiki hubungan antara atasan dengan karyawan
- Membuat rencana di masa depan
- Mengkomunikasikan kembali antara atasan dan karyawan
Kendala Penilaian Kinerja
Tentu saja dalam menilai kinerja karyawan dengan metode-metode diatas, kamu akan menemukan kendala tertentu, seperti:
Bingung Menentukan Metode Penilaian Kerja Terbaik
Ya, wajar saja. Sebenarnya nggak ada metode menilai kinerja karyawan yang benar-benar terbaik.
Kok bisa? Karena situasi setiap organisasi jelas berbeda.
Lalu bagaimana? Ada beberapa hal yang bisa kamu pertimbangkan.
- Pemilihan metode penilaian bisa dilihat melalui pekerjaan yang ingin diukur.
- Variasi faktor organisasi harus dilihat secara betul.
Kesalahan Penilaian
Hal ini dapat terjadi dikarenakan kesalahan yang dilakukan atasan dalam menilai. Biasanya atasan tidak melakukan penilaian sesuai dengan guidelines. Akhirnya, penilaian yang dihasilkan cenderung subjektif sekali
Halo Effect dan Horn Effect
Halo effect dan horn effect adalah kesalahan yang dikarenakan penilai terlalu subjektif dengan karyawan.
Semisal, atasan sebagai penilai terlalu terpukau dengan penampilan dari karyawan, akhirnya membuat atasan menjadi tutup mata dari kelemahan karyawan.
Nah, kalau horn effect gimana?
Hal ini kebalikannya dari halo effect. Semisal, karyawan melakukan kesalahan sedikit saja, namun kesalahan ini sangat membekas kepada penilai.
Akhirnya, penilai menilai semuanya jelek terhadap karyawan tersebut. Padahal, ya yang baiknya juga banyak.
Halo dan horn effect ini sangat merusak penilaian karena menjadi tidak objektif sama sekali.
Tidak Berani Menilai Rendah maupun Tinggi
Hal ini seperti penyakit masyarakat yang tidak berani memberikan nilai yang rendah maupun tinggi.
Alasannya takut jika karyawan malah merasa sombong karena nilainya tinggi. Sedangkan, jika memberikan nilai yang rendah takut jika akan menjatuhkan mental karyawan.
Akhirnya adalah memberikan nilai yang menengah dan menjadi tidak objektif.
Kesimpulan
Pada akhirnya, sangat penting bagi kamu untuk menilai kinerja karyawan agar perusahaan tetap berjalan dengan baik.
Ada hal yang perlu kamu ingat, bahwa tidak ada metode penilaian kinerja yang terbaik.
Kamu harus sesuaikan dengan perusahaan yang kamu pimpin.
Usahakan dalam melakukan penilaian mengurangi subjektivitas alias harus objektif.
Artinya, jika memang kinerjanya buruk, harus katakan buruk.
Apakah kamu mempunyai cara menilai kinerja karyawan lainnya?
Sampaikan di kotak komentar!