Manajemen Sumber Daya Manusia dan Cara Membentuk Super Team

Uhuk, mau nulis lagi nih. Kali ini tentang bagaimana mengelola sumber daya manusia yang ada dengan baik dan efektif, sehingga hasilnya bisa maksimal.

Seorang yang belum lama terjun ke dunia bisnis, ketika baru ketemu sama profit besar otaknya langsung kontraksi, berpikir gimana caranya memperbesar skala bisnisnya, itu bagus. Tapi bukan berarti saat itu juga kamu harus memperbanyak jumlah SDM.

Salah satu tahapan yang sangat menentukan laju perjalanan bisnis adalah keputusan untuk menambah manusia baru, juga bagaimana proses pemilihan SDM tersebut.

Sebenernya, pertanyaan awal yang perlu dijawab adalah, seberapa pentingnya menambah manusia baru dalam bisnis?

Kalau kamu bisa memetakan ada di mana posisi bisnis kamu saat ini, tentu saja kamu bisa dengan mudah menjawab pertanyaan itu. Tapi ternyata, masih cukup banyak yang kesulitan membaca bisnisnya sendiri, sehingga pertanyaan itu ngga pernah terlintas dalam kepala mereka.

Pertanyaan-pertanyaan semacam itu baru terlintas setelah hal-hal yang menusuk bin menyakitkan terjadi pada bisnis yang dijalankan. Ketika mereka sudah kadung merekrut banyak SDM dan hasilnya ngga sesuai ekspektasi.

Saya mau mengulas beberapa poin yang menurut saya penting untuk kamu jadikan acuan terkait dengan manajemen sumber daya manusia.

CATATAN: Setiap jenis usaha mempunyai cara yang berbeda-beda dalam mengelola SDM. Apa yang saya tulis di sini adalah terbatas pada pengalaman saya menjalankan usaha yang saya tekuni. Silahkan disesuaikan.

Waktu yang Tepat Untuk Menambah Sumber Daya Manusia

Saya pernah beberapa kali mengalami kepahitan saat memutuskan untuk merekrut tenaga baru. Dan saya berharap melalui tulisan ini, kamu tidak mengalami hal yang saya alami.

Apakah kamu merasakan momen-momen ini dalam bisnis yang sedang kamu lakukan?

Order semakin banyak
Pemasukan semakin besar
Merasa sudah harus memperbesar skala produksi dan distribusi
Merasa sudah memiliki koneksi/jaringan yang luas

Momen-momen di atas bisa menjadi indikasi bahwa sumber daya manusia dalam usaha bisnis kamu harus ditambah. Tapi, tidak selalu demikian.

Terkadang, hal-hal yang (saat ini) menjadi kendala juga bisa diselesaikan tanpa harus menambah sumber daya manusia.

Kok bisa? Gimana caranya?

Cukup dengan mengupgrade sistem, memperbaiki sistem, atau melakukan formasi ulang pada sistem yang sudah berjalan selama ini. Hanya dengan menggeser (melakukan penyesuaian) beberapa poin pada SOP perusahaan, masalah langsung terselesaikan.

Melakukan rekrutmen karyawan baru ngga selalu jadi solusi, apalagi kalau cara yang kamu gunakan untuk merekrut SDM baru juga keliru. Di bawah nanti akan saya share bagaimana cara saya melakukan rekrutmen orang-orang baru dalam tim.

Sistem yang Ideal Untuk Mengelola Sumber Daya Manusia

Ada beberapa hal yang pernah saya pelajari kemudian saya terapkan dalam tim yang membantu meringankan tugas-tugas saya dalam mencapai target.

SOP yang Solutif

Menyusun SOP (standard operational procedure) ngga bisa sembarangan dan harus dilakukan dengan teliti, hati-hati, atau kalau tidak malah bisa menimbulkan petaka dalam tim.

Selain itu, jangan membuat SOP yang terlalu banyak dan membingungkan, bisa-bisa SDM malah stres apalagi gaji tidak sesuai dengan beban kerja yang mereka lakukan. Yang semacem ini ada banyak banget.

Saya selalu berusaha memberikan tugas kepada individu dalam tim dengan beban yang seminim mungkin. Tugas-tugas dia jangan lebih dari 3 hal (3 beban). Semakin sedikit semakin bagus.

Kalau bisa (lagi), 3 hal yang menjadi tugas mereka itu masih hal-hal yang berkaitan, ngga jauh-jauh bedanya.

Saya ada ART yang tugasnya hanya fokus pada beberes rumah. Maka pekerjaan-pekerjaan lain yang meski itu remeh tidak akan pernah saya (atau istri) mintakan/limpahkan ke ART, harus kita kerjakan sendiri.

Jangan mentang-mentang kita sudah bayar mereka tiap bulan terus kita bisa seenaknya suruh mereka ini-itu. Meski di daerah Jawa para ART itu biasa melakukan berbagai macam tugas.

Sesekali memberikan tugas di luar SOP (atau bahasa yang lebih tepat adalah “minta tolong”) itu ngga apa-a, tapi tetap dibuat wajar intensitasnya.

Misal lagi, tim SEO yang membantu saya mengoptimasi keyword-keyword bisnis saya, beban kerjanya saya buat sangat minim. Jangan sampai mereka merasa tidak nyaman atau bahkan stres ketika mengerjakan tugas-tugas dari saya. Saya akan jelaskan lebih detail di bawah tentang cara kerja saya dan tim menaklukkan keyword tanpa ada satupun pihak yang stres.

Meski Tidak Masuk, Tetep Full Gaji

Di bagian ini ya perlu dikasih syarat ketentuan. Poin ini hanya bisa dilakukan kalau:

Kedekatan personal kamu dengan karyawan sudah terbentuk
Jumlah karyawan tidak lebih dari 10 orang
Semua karyawan kamu sudah jelas integritasnya sebelum diterima sebagai karyawan

Saya menerapkan ini di salah satu divisi dalam organisasi yang saya kelola, hasilnya mereka menjadi sangat loyal dengan kita dan organisasi.

Secara naluri, kita bisa membedakan mana yang niatnya mbolos (manfaatkan “kelemahan” sistem), mana yang memang benar-benar ada udzur (berhalangan).

Memberikan Reward di Luar Sistem

Saat mereka mau gabung ke dalam tim, saya ngga pernah menawarkan hal-hal yang berlebihan. Saya tidak pernah menjanjikan reward, tidak ada tunjangan, tidak ada bonus, dan sebagainya.

Tujuannya apa? Supaya jelas aja sih, ketika di tengah jalan saya memberikan hal-hal tersebut pada mereka, maka mereka akan dengan sangat senang menerima hal tersebut. Karena hal tersebut akan mereka terjemahkan sebagai hadiah spesial dari kita untuk mereka.

Dan lagi, reward semacam ini bentuknya harus senyap, disampaikan secara personal dan dikasih imbuhan “jangan bilang ke yang lain ya”.

Reward yang seperti ini akan membuat kedekatan personal semakin bagus, membuat mereka semakin hormat dengan sistem, semakin loyal dengan organisasi, semakin segan dengan kita.

Akan lebih membekas lagi ketika reward ini diberikan pada momen-momen yang penting atau genting. Misal diantaranya:

Anak lahiran, kita kasih lebih
Anak naik kelas, dibantu beli perlengkapan baru
Dll

Kalau di SEO, individu dalam tim yang berprestasi suka saya kasih ilmu dan jurus-jurus pamungkas, tetap dengan imbuhan “hanya untuk kamu, jangan disebar ke yang lain”, atau kadang saya kasih akses ke beberapa database backlink (PBN) yang powerful.

Bebas yang Penting SOP Terpenuhi

Saya sadar bahwa SOP yang saya bangun sangatlah mudah untuk dikerjakan, dan bisa dilakukan dalam waktu yang relatif singkat.

Jam kerja hanya formalitas, bahwa masuk jam 09.00 dan selesain jam 15.00. Pada prakteknya ya kalau tugas-tugas harian sudah tercapai, yang bersangkutan boleh bebas ngapain aja, mau pulang lebih awal, mau numpang nonton, mau ngurus bisnis sendiri dengan fasilitas saya, silahkan.

Saya tidak menuntut mereka untuk tidak boleh kosong (tidak boleh ada waktu nganggur). Karena toh masih ada hari esok. Sedikit tapi pasti. Bukan pelan tapi pasti ya, meski sedikit yang mereka kerjakan itu hal-hal fundamental semua, jadi sedikit tak masalah.

Menurut saya, di semua bisnis juga ada pola-pola semacam ini, temukan fundamentalnya dan fokuskan tim untuk mengerjakan hal-hal yang fundamental itu. Jangan sampai tim terjebak pada rutinitas yang kontribusinya minim.

***

Cara Saya Melakukan Rekrutmen Orang Baru

Alhamdulillah sudah ratusan orang yang pernah merasakan kerja bareng saya, tentu ngga semuanya mulus dan bagus. Ada hal-hal yang membuat mereka kecewa atau sebaliknya membuat saya kecewa. Dari kegagalan-kegagalan inilah saya mengambil banyak hikmah.

Sampai akhirnya saya menggunakan sistem yang saya gunakan sekarang ini, alhamdulillah hasilnya cukup memuaskan.

Beberapa filtering yang saya lakukan saat rekrutmen SDM baru:

Yang pasti pengalaman akan saya tanya, termasuk portfolio.
Karena tim yang saya bangun ini small team, maka saya pastikan mereka muslim, no sara. Karena salah satu rule yang ada dalam sistem mewajibkan semua individu menjaga sholatnya.
Saya minta mereka menjelaskan masa lalu dan rencana masa depan mereka.
Saya minta mereka bercerita tentang semua anggota keluarganya.
Apa yang mereka harapkan jika nanti diterima.

Sebenarnya poin-poin di atas itu ngga mutlak. Ada 2 poin yang wajib ada dan ngga boleh hilang yaitu poin nomor 3 dan 4.

Cara menyampaikannya saya bagi jadi 2 yaitu teks dan lisan. Ada orang yang lebih nyaman dan lebih open ketika berbicara melalui teks, ada juga yang lebih nyaman melalui lisan.

Intinya saya mau tau bagaimana mereka menceritakan kehidupannya. Dari sini nanti kita bisa banyak melakukan penilaian apakah orang-orang ini bisa bergabung dalam tim atau tidak.

***

Cara Saya dan Tim Taklukkan Keyword di Google

Penyakit orang yang merasa bisa mengerjakan banyak hal adalah, pengen semuanya berjalan secara ideal sesuai keinginannya, saking idealnya ia ngga bisa menemukan orang yang bisa diajak mengerjakan ide-ide itu secara bersama.

Dulu saya begitu, sekarang ngga. Kuncinya gampang, turunkan standar idealisme. Yang penting tujuan utama tercapai; traffic, leads, closing.

Sebelum saya punya tim, saya adalah super single fighter. Saya mengerjakan banyak hal secara cepat, tepat, dan nyaris akurat. Pokoknya muantap lah (menurut saya). Ketika saya punya, saya merasa kenapa geraknya ngga bisa selincah kalau saya kerjakan sendiri?

Akhirnya saya paham bahwa ngga semua orang harus bisa ikuti ritme permainan kita. Saya hapus hal-hal yang tadinya dikerjakan tim, saya hapus untuk saya kerjakan sendiri.

Meski kamu punya tim, bukan berarti kamu lepas begitu saja dari sistem yang kamu bangun. Ada beberapa hal yang tetap harus kamu kerjakan sendiri.

Hal-hal yang pada akhirnya tetap saya kerjakan sendiri adalah:

Riset keyword
Riset kompetitor
Menyusun skema website

Ketiga hal di atas kalau dikerjakan oleh tim hasilnya jarang sekali bisa maksimal. Oleh karena itu saya hapus 3 hal itu dari SOP dalam tim.

Sampai hari ini, saya sudah kelola belasan web bisnis (jualan) online. Tugas tim hanya fokus pada kerja-kerja konkrit yang key performance indicator atau KPI-nya mudah.

Penentuan benar dan salahnya sebuah tugas sangat mudah kalau bentuk kerjanya seperti di atas.

Misal, saya meminta pada Mursyid untuk membuat backlink di satujam.com dengan anchor text jual lemari jati yang diarahkan ke lemarijati.com (misalnya).

Kalau riset keyword, riset kompetitor, dan menyusun skema web dikerjakan oleh mereka hasilnya belum tentu maksimal dan KPI-nya jadi sulit. Kecuali saya rekrut orang dengan kemampuan tersebut yang otomatis pengeluaran saya akan sangat mahal hanya untuk membayar orang dengan skill tersebut.

Atau kadang saya meminta tim untuk membuat konten dengan skema seperti ini;

Saya yang membuat skema dan kerangka semacam itu. Dengan adanya kerangkan ini, beban kerja tim jadi lebih ringan, mereka tidak lagi melakukan brainstorming yang bisa jadi hasil brainstorming mereka juga belum tentu tepat.

Maka keunggulan yang bisa saya dapat ketika saya melakukan hal di atas diantaranya:

Ketika konten sudah jadi sudah pasti nilai onpage-nya mendekati perfect.
Tim tidak kesulitan untuk memproduksi minimal jadi 2.000 kata. Karena sudah ada panduannya.
Hasil akhir akan minim cacat.
Proses pengerjaan bisa berkali-kali lebih cepat daripada saya hanya setor keyword obat sakit gigi ke tim.

Saya Membimbing Tim Untuk Berhasil

Semua orang yang tergabung dalam tim sebisa mungkin saya arahkan dan saya dorong untuk mempunyai prestasi pribadi. Entah prestasi dari segi traffic, atau prestasi dari segi penghasilan.

Ini yang membuat mereka juga menjadi senang berada dekat dengan saya. Mereka mendapatkan banyak sudut pandang baru tentang cara mengelola bisnis.

Itu artinya, kamu harus senantiasa mengupgrade diri supaya bisa memberikan value pada tim, sehingga tim mempunyai alasan yang sangat kuat untuk terus berkontribusi pada ide-ide dan gagasan kamu.

Penutup

Sebagai penutup, saya akan buat resume sederhana.

Setiap jenjang bisnis pasti ada problem baru.
Menambah SDM tidak selalu menyelesaikan masalah.
Kalau tambah SDM, dengar bagaimana cara mereka menceritakan kehidupan pribadi.
Jangan terlalu ketat dalam membuat SOP, jangan lebih dari 3 poin.
Berikan tugas yang mudah KPI-nya.
Penting untuk ada reward di luar sistem.
Manusiakan mereka (silahkan disesuaikan).
Kamu harus memberikan value pada tim.

Semoga bermanfaat :)

HINT: Jangan lupa gabung channel Telegram saya untuk dapat info-info menarik seputar mindset dan bisnis online.