Udah mulai jenuh jadi single fighter? Berjuang sendiri, mengerjakan semuanya seorang diri.
Ngga ada ceritanya perusahaan besar atau pengusaha besar bekerja seorang diri. Mereka mempunyai tim, membagikan tugas kepada masing-masing pihak yang udah ditentukan.
Terus, gimana caranya menyusun struktur organisasi yang bagus? Itu yang mau saya jelaskan di materi kali ini.
Biasanya, struktur organisasi itu ya ketua, sekretaris, bendahara. Dengan 3 posisi ini, sebuah organisasi udah bisa jalan. Tapi saya ngga akan bahas itu. Saya mau bahas hal yang menurut saya lebih menarik untuk diperhatikan.
Senggaknya ada 3 hal yang menurut saya jauh lebih penting untuk lebih dulu diperhatikan ketika mau menyusun struktur organisasi:
- Jangan asal tunjuk, asal rekrut, asal terima
- Pentingnya hirarki, atasan dan bawahan
- Sesuaikan struktur dengan program kerja
Mari kita mulai dengan bismillah.
Struktur Organisasi Jangan Asal Tunjuk
Ini penyakit yang sering saya temui. Asal jeplak main tunjuk orang untuk dideclare jadi ketua. Ngga melalui mekanisme yang rapi. Begitu juga untuk posisi-posisi yang lain.
Padahal ini bisa fatal akibatnya, lho.
Biasanya yang paling sering ditunjuk untuk jadi ketua itu mereka yang secara zhahir paling banyak prestasinya. Padahal variabel untuk jadi seorang pemimpin itu ngga sekedar berprestasi.
Akan lebih bagus lagi ketika job-des untuk masing-masing posisi itu juga udah ditentukan di awal, jadi bisa lebih jelas juga siapa yang paling tepat untuk mengisi posisi itu.
Jangan Buru-buru
Bergerak cepat itu memang bagus, tapi jangan dipaksakan juga kalau belum ready. Jangan berpikir wis pokoknya biar segera jalan tanpa mempedulikan apakah nantinya bisa terlaksana secara optimal atau ngga.
Mending ditahan dulu kalau emang belum ketemu sama jodohnya. Sabar aja, sambil dicari terus, nanti juga ketemu sama yang the best.
Ngga Asal Terima
Begitu juga ketika ada orang atau pihak yang menawarkan dirinya untuk mengisi posisi tertentu. Biasanya ia akan menampilkan CV terbaiknya. Membuatnya seolah berkilau, yang padahal kita belum tahu seberapa akuratnya fakta antara CV dan kehidupan nyata-nya.
* * *
Pokoknya, di titik ini perbanyak aja kata atau pertanyaan yang sifatnya suudzon (buruk sangka), haha.
Pentingnya Hirarki Organisasi: Ada Atasan dan Bawahan
Setelah struktur organisasi terbentuk dengan format yang sesuai, selanjutnya harus segera dibentuk birokrasi internal dalam komunitas, perusahaan, atau organisasi.
Birokrasi ini penting karena akan membuat iklim kerja yang sehat. Semua pihak akan jelas hak dan tanggung jawabnya.
Hirarki ini juga akan membuat sistem perusahaan, lembaga, atau komunitas menjadi semakin solid.
Misalnya saya saat ini memegang amanah untuk menjadi penanggung jawab utama program Sintesa. Dulu semua orang interaksinya sama saya. Ya santri, ya tamu, ya donatur, ya wali murid, dst.
Sekarang sudah saya bentuk struktur organisasi yang lumayan rapi pelan-pelan. Saya sudah ngga ketemu lagi dengan orang-orang itu kecuali pada momen dan sikon tertentu aja. Saya hanya bertemu dengan para guru dan beberapa orang ring satu saya di Sintesa.
Prakteknya
Ketika saya mau membuat ini dan itu, saya tinggal bilang ke guru, dan guru menyampaikan ke santri dengan kalimat penutup, “Ini yang suruh mas Vatih.”
Atau kalau ada wali santri mau nawar ini dan itu, guru tinggal bilang, “Sudah diatur begitu sama pengurus.”
Mempersempit celah-celah untuk dilanggarnya atau diabaikannya sebuah aturan (terms).
Program Kerja Struktur Organisasi
Ini berkaitan sekali dengan dua poin sebelumnya. Struktur organisasi yang dibentuk harus disesuaikan dengan program kerja yang akan menjadi identitas utama.
Misal kamu mau membuat perusahaan yang bergerak di bidang sistem informasi atau informatika, sudah otomatis struktur organisasi yang harus diperkuat adalah programmer.
Format seperti apa yang tepat supaya proyek-proyek coding bisa selesai dengan baik dan sesuai timing yang ditentukan. Misalnya menunjuk project leader yang harus mengerti sangat dalam tentang coding, backend, frontend, struktur database, dst.
Fokus
Program kerja yang bersifat utama dan pokok sudah harus jelas di awal. Intinya, biar tim yang dibentuk juga ngga asal. Selama target-target dari program kerja itu belum terlihat, jangan pernah kepikiran untuk bikin program kerja baru. Karena hasilnya akan mengecewakan.
Baca tulisan saya lainnya tentang produktifitas biar nyambung sama materi ini.
Sekian, terimakasih.